EditGuide/Documents

九州産業大学 生命科学部

編集ガイド|書類の共有


CONTENTS


はじめに

書類の共有方法

当サイトを活用した書類の共有方法は主に以下の2とおりです。

  • このサイトに直接アップして共有:1MB以内
  • クラウドドライブにアップして共有:サイズ制限なし

ファイル名の付け方について(かなり重要です)

  • 使ってはいけない文字
    • 特殊記号( # $ % & : / , など、特殊な役割を持つ可能性があるので使わないで下さい。)
    • 空白文字(半角、全角とも使用はお控え下さい。)
    • 機種依存文字(環境依存文字)( まる1、まる2・・ローマ数字の I,II,・・他 )
  • 使ってはいけない文字(良くない例)
    • 個人面談シート①.doc ※まる1は環境依存文字です
    • H31 個人面談シート.doc ※途中に空白があります
    • sound/data.mp3 ※soundフォルダの中の data.mp3 と解釈されてしまいます。

  • 使える文字
    • アルファベット、数字
    • [ - ](ハイフン)、[ _ ](アンダースコア)
    • 日本語文字(文字コードの違いで正常にリンクしない場合もあるので非推奨です)
  • 使える文字(参考例)
    • 議事録_20191114.pdf ※読ませるだけのファイルはPDF
    • H31_備品申請書.docx ※書き込み返信が必要なものは編集できるファイル
    • SoundData.mp3
    • sound_data.mp3
    • sound-data.mp3




1) 当サイトに直接アップして共有する方法

PukiWikiでは、画像のみならず、PDF、xlsx、docxなど、各種のファイルをページに添付して共有することが可能です。方法は画像の場合とまったく同じです。

  • フッターの [UPLOAD] からファイルを添付アップします。
  • ページ内の必要な箇所に &ref(); プラグインを使って掲載します。
  • 表示されたアイコンをクリックすると、そのまま表示、あるいはダウンロードされます。

事例filePukiWikiManual.pdf
このページに添付した上で以下のように書いています。

&ref(PukiWikiManual.pdf);




2) クラウドドライブにアップして共有する方法

GoogleDrive / One Drive の利用

  • Google や マイクロソフトのアカウントがあると、クラウドドライブが利用できます。
  • 生命科学部事務室では、専用の Google アカウントを用いているので、GoogleDrive にファイルを置いて共有することが可能です。以下、GoogleDrive上のファイルへのリンクを利用したページ掲載の事例です。

事例:「以下に会議資料があります。事前にダウンロードして下さい。」
会議資料2020.04.01
直接アドレスを書くと長いので 以下の書き方をしています。

[[会議資料2020.04.01>https://drive.google.com/drive/folders/1NBcwOhEtdd-jscWdzAkZMGJfILaHUgML?usp=sharing]]


GoogleDrive上のフォルダやファイルの所在を案内するには

フォルダやファイルの所在を他の人に知らせる、あるいは、ファイルの共同編集を案内するには、以下の手順でリンク情報を取得し、これをWebページやメールに貼り付けて案内します。

  • GoogleDrive のオーナーとしてフォルダやファイルを見ている、あるいはマイドライブにそれが追加されて見えている・・ということが前提です。
  • フォルダまたはファイルの上で右クリック(Macは [CTRL]+クリック)
  • 「共有」という項目を選択 > ダイアログが開きます
  • 右上の「共有可能なリンクを取得」をクリック
    • 共有閲覧を促す場合:「リンクを知っている全員が閲覧可」
    • 共同編集を促す場合:「リンクを知っている全員が編集可」
  • 「リンクをコピー」をクリック
    この操作で、フォルダやファイルのアドレスが取得できます。
  • 当サイトの編集画面にフォルダやファイルのリンクアドレスをペースト([Command]+[V])
    これで、アドレスを相手に伝えることができます。




付記:クラウドドライブ上での直接共同編集

はじめに

GoogleDrive上にあるドキュメントやスプレッドシートは、複数の人間が直接同時に編集することができます。

各研究室から学生1名選出して下さい

のような仕事は、シートをクラウド上に置いて、そのアドレスをメールで案内すれば、受信者がリンクを開いて直接書き込むことができます。メールの返信、受信確認等が不要になるだけでなく「他の人がどんな仕事をしているか」がその場で見えるので、当該業務に対する全員の理解がスムーズになり、無駄な問い合わせ等も減ります。

以下のようにWebサイトを「踏み台」にすると、複数の業務依頼を一括することができるので、さらに効率が上がります。是非、お試し下さい。
 
事例:「以下、教員一覧ファイルに、入学案内用の1行コメントを入力して下さい。」
一行コメント入力(入試部締め切り:8月6日 ← Click;
実験用のシートです。自由にお試し下さい。

ファイルの共同編集に関する留意事項1

ファイルには、共同編集に向いているものと、そうでないものがあります。
以下、ご確認下さい。

  • 共同編集に向いているファイル
    • 個々のメンバーが編集する箇所が独立分離しているもの
      例)オープンキャンパスイベント一覧表への個々の詳細の書き込み
  • 共同編集に向かないファイル
    • 表の構造自体が更新されるもの
      例)行の入れ替えが発生する「表」の編集
    • 個々のメンバーが、同一箇所を重複して編集する可能性があるもの
      例)文章の校正


ファイルの共同編集に関する留意事項 2

Googleドライブ上で文書や表の共同編集を行うには、それが、GoogleドキュメントGoogleスプレッドシートになっている必要があります。

ワードやエクセルファイルをアップしたままでは、編集ができません。
以下、エクセルの表を共同編集する場合を例に、手順をご説明します。

  • 1)共同編集したいファイルをオーナー権限でアップ
  • 2)右クリック>アプリで開く で Googleスプレッドシート を選択
  • 3)以上で、同名のGoogleスプレッドシートファイルが
      自動生成されてドライブ上に自動保存されます。
      このファイルの共有設定(前述)を「リンクを知っている全員が編集可」
      とすることで、ファイルは共同編集可能な状態になります。
      混乱しやすいのは、アップしたエクセルファイルと
      同じ名前のファイルが2つできてしまうことです。
      ・Googleスプレッドシート(編集可能)のファイルは、アイコンが四角
      ・アップしたオリジナルファイルは、アイコンがX(エクセル)です。
    4)混乱を防ぐために、エクセルアイコンの方のファイル
     (つまりアップしたオリジナル)を削除

以上で、共同編集の準備が整います。

共同編集後のファイルは、ファイル>形式を指定してダウンロード の際、
エクセル形式を指定することで、お手元のエクセルでも開けるものとなります。





添付ファイル: filePukiWikiManual.pdf 13件 [詳細]
Last-modified: 2019-12-23 (月) 10:42:30